Vous avez déjà entendu parler des flux de travail SharePoint, mais vous ne savez pas exactement ce qu’ils sont ni ce qu’ils peuvent faire pour vous ? En termes simples, les flux de travail SharePoint vous facilitent la vie, vous font gagner du temps et augmentent l’efficacité en automatisant les tâches manuelles.
Lisez la suite pour apprendre ce que sont les flux de travail SharePoint et les types de flux de travail SharePoint que vous pourriez vouloir mettre en œuvre dans votre organisation. Nous détaillerons également la façon dont vous pouvez personnaliser les flux de travail afin qu’ils soient parfaitement adaptés à vos besoins.
Que sont les flux de travail SharePoint ?
Les flux de travail SharePoint sont de mini-programmes qui fonctionnent dans votre environnement SharePoint. Allant de la collecte de signatures au suivi des statuts, les flux de travail sont conçus pour vous faire gagner du temps et de l’énergie, tout en apportant cohérence et efficacité aux tâches que votre organisation effectue régulièrement.
Il existe différents types de flux de travail, comme nous le verrons dans la prochaine section de ce blog, mais en fin de compte, vous pouvez considérer les flux de travail comme la chaîne d’événements qui se produit après que vous avez fait quelque chose avec un fichier ou un document qui vit dans votre environnement SharePoint.
5 flux de travail SharePoint couramment utilisés
Il existe cinq flux de travail couramment utilisés qui peuvent être configurés dans SharePoint : les flux d’approbation, les flux d’état, les flux de notification, les flux d’automatisation et les flux personnalisés.
1. Approbation
Il s’agit du type de flux de travail le plus courant dans SharePoint. Il vous permet de lancer une chaîne d’approbation au moment où un document est téléchargé dans SharePoint.
Comment l’utiliser ? Supposons que votre équipe de vente envoie une proposition à ses clients, mais qu’avant cela, la proposition doit passer par un processus d’approbation. Par exemple, le conseiller aux ventes prépare la proposition, puis l’envoie à l’équipe de projets (qui effectuera le travail) pour approbation. Puis la proposition est envoyée au directeur des ventes pour approbation. Enfin, elle est envoyée au directeur général qui l’examine et l’approuve finalement. Plutôt que de devoir suivre tout cela manuellement, les flux d’approbation permettraient d’automatiser cette chaîne d’approbation sans quitter SharePoint.
2. État d’un document
Les flux de travail d’état vous permettent d’automatiser l’état des documents lorsqu’ils sont téléchargés vers SharePoint et, en fonction des conditions définies, de modifier automatiquement l’état selon ce qui arrive à ce document.
Comment pouvez-vous l’utiliser : en reprenant l’exemple de l’équipe de vente ci-dessus, disons que le conseiller aux ventes qui a préparé le cahier des charges télécharge le document vers SharePoint. Un flux de travail d’état marquera automatiquement ce document comme étant un « brouillon ». Ensuite, après sa révision par l’équipe de projets, le flux de travail sur l’état d’avancement changerait automatiquement ce document en « en cours de révision ». Lorsque le directeur des ventes examine le document, l’étiquette est automatiquement changée en « lu ». Ensuite, lorsque le directeur des ventes reçoit le document, il peut soit approuver le document (dans ce cas, le statut devient « approuvé »), soit refuser le document (dans ce cas, le statut devient « refusé »).
3. Notification pour action
Lorsqu’une condition est remplie dans votre environnement SharePoint, les flux de notification envoient une notification (par exemple, un courriel) aux membres désignés de votre organisation, les incitant à prendre une action quelconque.
Comment pouvez-vous l’utiliser ? Votre directeur des ventes télécharge son rapport de vente mensuel dans SharePoint. Grâce au flux de notification mis en place, un courriel de notification est envoyé au directeur général pour l’informer que le rapport de vente mensuel a été téléchargé.
4. Automatisation
Les flux d’automatisation vous permettent d’automatiser certaines actions en fonction de ce qui se passe dans votre environnement SharePoint. Ils s’appuient généralement sur les autres flux de travail décrits ci-dessus.
Comment l’utiliser ? Revenons à l’exemple que nous avons utilisé dans la section État d’un document. Les conseillers aux ventes téléchargent une proposition dans un dossier appelé « Proposition – Brouillons » au cours du processus d’approbation. Mais une fois que votre directeur des ventes l’a examinée et a décidé de l’approuver, elle doit être déplacée dans un autre dossier appelé « Énoncés des travaux – publiées ». Plutôt que de devoir déplacer manuellement ce document de « brouillon » à « publié », un flux de travail automatisé pourrait être mis en place pour déplacer automatiquement ce document pour vous.
5. Flux de travail personnalisés : le « fourre-tout » des flux de travail.
Bien sûr, une fois que vous aurez compris ce que ces types de flux de travail peuvent faire pour votre organisation, vous voudrez probablement en utiliser plus d’un – peut-être même une combinaison des quatre ! Les flux de travail personnalisés vous permettent de créer votre propre mini-programme dans SharePoint.
Comment l’utiliser ? Vous pourriez créer un flux de travail personnalisé qui ressemble à quelque chose comme ceci : votre conseiller aux ventes télécharge un document dans SharePoint, qui, en raison du flux de travail sur le statut, définit le statut comme « en cours d’approbation ». Ensuite, au fur et à mesure que le document passe par le flux de travail d’approbation, SharePoint envoie les différentes notifications qui ont été définies par le flux de travail de notification. Une fois que tout est terminé, le flux d’automatisation publie automatiquement le document dans la bibliothèque de documents appropriée pour que l’équipe de vente de votre organisation puisse le consulter.
Les flux de travail SharePoint ouvrent votre organisation à de nombreuses possibilités
SharePoint permet d’ouvrir votre organisation à de nombreuses possibilités, et l’automatisation de n’importe quelle partie de votre processus améliore l’efficacité au sein de votre organisation. Vous avez besoin d’aide avec les flux de travail SharePoint ? Appelez-nous et parlez à nos experts SharePoint dès aujourd’hui.