De plus en plus de compagnies font le choix de permettre à leurs employés de faire du télétravail. D’autres ont des équipes décentralisées qui doivent tout de même collaborer tous les jours. Les courriels ont leur utilité dans ce genre de cas, mais ils ont aussi leurs limites. Office 365 inclut un outil qui répond exactement aux besoins des équipes de travail modernes : Microsoft Teams.
Teams est une application de collaboration conçue pour favoriser l’organisation et les conversations. C’est une plateforme permettant aux utilisateurs de communiquer entre eux, de partager des opinions et des documents de façon ordonnée.
La plateforme Teams est divisée en canaux auxquels on peut donner des noms. Sous l’onglet « Équipes », il est donc possible de créer un canal pour un groupe de travail, pour un sujet ou pour un projet précis. On peut ensuite y ajouter les utilisateurs concernés et ainsi limiter l’accès afin d’assurer la pertinence des conversations.
Teams est disponible en ligne, en version téléchargeable, ainsi qu’en version mobile et toutes celle-ci sont toujours synchronisées. Vous pouvez donc commencer une conversation sur votre ordinateur au bureau et la poursuivre dans les transports en commun sur votre téléphone intelligent ou à la maison sur votre tablette.
Des notifications vous permettent de savoir lorsqu’il y a du nouveau. Les utilisateurs peuvent communiquer entre eux directement à l’aide de conversations privées auxquelles les autres n’ont pas accès. Ils peuvent également utiliser certaines fonctionnalités pour attirer l’attention des autres utilisateurs. Si vous tapez « @Yves » dans une conversation du canal « Général » par exemple, Yves recevra une notification en lien avec ce canal. C’est une façon efficace de suivre instantanément les conversations les plus importantes et de garder les autres pour plus tard.
Teams peut s’avérer un outil très utile pour le partage de fichier. Cela est particulièrement vrai pour les petites équipes de moins de 10 personnes qui ne partagent qu’occasionnellement des fichiers. Vous pouvez tout simplement prendre un fichier Word, PDF ou une image, le glisser et le déposer directement dans un canal et vous rendrez celui-ci disponible à tous les utilisateurs de ce même canal. Teams intègre OneDrive, ce qui signifie qu’en passant par l’onglet « Fichiers » puis « OneDrive », vous pourrez déposer et accéder directement aux fichiers du compte OneDrive de votre compagnie.
Sous l’onglet « Réunions » vous pouvez planifier des rencontres avec les membres de votre équipe tout en vérifiant leurs disponibilités grâce à « L’assistant de planification ». Vous pour choisir manuellement les utilisateurs invités ou inviter par canaux.
Plusieurs applications Microsoft et applications tierces sont compatibles avec Teams et sont disponibles sous l’onglet « Store ». Vous pouvez, par exemple intégrer Microsoft Planner et suivre plus efficacement l’avancement des projets de votre équipe.
La barre de recherche permet quant à elle de retrouver des conversations ou fichiers plus anciens et vous évite d’avoir à faire défiler votre conversation éternellement. Entrez simplement un mot clé, le nom du fichier ou la date de la conversation.
Microsoft Teams est un espace de travail qui rapprochera les membres de votre équipe et leur donnera envie de collaborer.