Microsoft Teams a une nouvelle fonctionnalité, et bien sûre tous les utilisateurs de l’application sont super excités. Annoncé pour la première fois en mars 2019 dans la notification MC175133 d’Office 365, puis remise à plus tard. Microsoft a finalement décidé de lancer la nouvelle application Calendrier tant attendu. Les utilisateurs d’Office Teams 365 signalent que cette nouvelle version des équipes Microsoft est apparue lorsqu’ils ont fait une actualisation du logiciel. La nouvelle fonctionnalité Calendrier remplace la fonctionnalité Réunions, et elle permet à ses utilisateurs comme son nom l’indique de planifier des événements ou des réunions dans leur calendrier digital. L’application est maintenant disponible! Et comme toutes applications de calendrier, celle-ci vous aide à planifier vos projets et vos réunions avec vos collègues et vos partenaires économiques.
Comment utiliser le calendrier?
Bien qu’il soit agréable d’avoir une nouvelle fonctionnalité calendrier dans Teams, la nouvelle application de calendrier fonctionne comme l’application du calendrier Outlook et peu
d’utilisateurs seront en mesure d’organiser leurs calendriers professionnel et personnel au sein des équipes de la même manière qu’ils peuvent le faire dans Outlook. Un bémol de la fonctionnalité Calendrier est que le calendrier des équipes ne prend pas en compte les fuseaux horaires (ce qui est extrêmement utile lors des réunions avec des personnes d’autres pays ou quand vous êtes en voyage d’affaires). Ce complément à cette fonctionnalité calendrier peut être ajouté avec le temps, mais elles sont absentes de la nouvelle application pour l’instant.
Pour accéder au nouveau calendrier, il vous suffit de cliquer sur l’onglet Calendrier sur la barre de gauche. Le calendrier dans Microsoft Teams vous permet de créer des réunions en quelques clics, et de configurer le format du calendrier, trois nouveaux types d’affichage d’agenda existent à ce jour. Votre calendrier peut être mis au format Jour, Semaine ouvrée et Semaine (par défaut), le mois n’est pas encore disponible.
Lors de la création d’événements, vous avez aussi la possibilité de voir et de choisir les personnes qui seront conviées à celui-ci. Si vous souhaitez éditer votre réunion, c’est très simple, cliquez sur l’événement et faites les changements, jusqu’à là, la fonctionnalité Calendrier semble être comme ses amalgames digitales, mais c’est là que Microsoft Teams surprend ! Si vous faites un clic droit, une fenêtre s’ouvre et liste plusieurs options telle qu’un aperçu de la réunion, mais vous pouvez aussi modifier des éléments de la réunion si nécessaire, ou tout simplement l’annuler. Deux nouvelles caractéristiques sont aussi offertes dont discuter avec les participants ou joindre en ligne, ces fonctions faciliteront la vie des utilisateurs d’Office 365, car ils comprennent la possibilité d’une réunion entre collègues par téléphone ou par chat. C’est aussi un moyen d’écrire à l’ensemble de l’équipe ou d’envoyer un message individuel à partir de l’application.
Avec la fonctionnalité Calendrier, Microsoft embarque tous les clients d’Office 365 Teams directement dans leurs équipes pour qu’ils puissent discuter en ligne, s’appeler, et communiquer.
Pour le meeting, après avoir cliqué sur voir l’événement, vous verrez un menu avec des options différentes. Vous pourrez en fait changer les paramètres pour que les membres de la réunion puissent ou ne puissent pas voir les détails de la réunion.
Pourquoi cette fonctionnalité est si importante?
Maintenant que les utilisateurs ont une nouvelle application de calendrier, ils ont désormais la possibilité de revenir en arrière ou d’avancer dans leur calendrier pour voir toutes les réunions passées ou à venir. Ils pourront aussi effectuer des actions clés sur des réunions telles que Rejoindre, RSVP, Modifier et Annuler à partir du menu contextuel des réunions affichées.
En outre, le paramètre d’échange actuel de l’utilisateur pour les heures de travail et les jours de travail de la semaine sera respecté dans ce nouveau calendrier. Conçue pour simplifier le travail de groupe, cette plate-forme est le parfait outil pour discuter et collaborer.
Avec Calendrier, Microsoft Teams a créé un outil de configuration administrative et technique. Avec juste un peu de planification et de gouvernance, vous pouvez mettre le pouvoir des équipes entre les mains d’un des employés pour favoriser l’adoption et renforcer la collaboration globale au sein de votre entreprise.
Quelles fonctionnalités sont de premier ordre?
Un clignotant indiquera que quelqu’un a rejoint la réunion en ligne. Aussi, les utilisateurs pourront désormais planifier des événements dans leur calendrier sans ajouter de participants dans le formulaire de planification des équipes. Les réunions hors équipes peuvent également être modifiées et mises à jour à partir des équipes dans le cadre de cette version.
Tous les paramètres et stratégies d’administrateur liés aux réunions existantes seront respectés.
Enfin, une synchronisation bidirectionnelle avec le calendrier Outlook de l’utilisateur est possible, par exemple, vous pouvez modifier les éléments planifiés dans le calendrier Outlook et faire apparaître ces modifications dans Outlook, il en sera de même pour Microsoft Teams et sa fonctionnalité Calendrier.
Il arrive que les utilisateurs aient besoin d’un accompagnement important pour utiliser une nouvelle application, mais la fonctionnalité Calendrier est très simple et facile à utiliser. Malgré l’attente, cette fonctionnalité est un pas de géant dans la gestion du temps et le bon déroulement d’une réunion Microsoft Teams est une application de planification améliorée. L’application Réunions existante est devenue l’application Calendrier, et si ce n’est pas le cas pour vous, faites une mise à jour de votre logiciel, et vous aurez une remise à jour de la fonctionnalité Calendrier, et voilà le tour est joué!