Nous vous présentons cette courte série d’articles, ce guide du débutant, sur SharePoint, la plateforme collaborative de création et de gestion de documents.
Dans ce premier article, on vous parle de ce qu’est SharePoint, ses avantages et son utilité. Dans un second article, nous pousserons un peu plus les connaissances en vous parlant de quelques-uns des applications SharePoint les plus populaires, en quoi SharePoint contribue-t-il à faciliter la collaboration et, enfin, comment il peut être puissant de l’utiliser comme gestionnaire de documents.
Qu’est-ce que SharePoint ?
SharePoint est un système de collaboration basé sur site web qui utilise des applications de flux de travail, des bases de données, ainsi que des fonctions de sécurité pour permettre aux équipes professionnelles de collaborer. SharePoint permet aussi à l’entreprise qui utilise la plateforme de contrôler l’accès à l’information et d’automatiser les processus dans l’ensemble des équipes internes ou externes de l’entreprise.
La version de SharePoint hébergée par Microsoft, appelée SharePoint Online, comporte une multitude de fonctions supplémentaires permettant son intégration à une multitude d’applications infonuagique. Elle fonctionne de pair avec beaucoup d’autres produits proposés dans la suite Microsoft disponible avec une licence Office 365 ou Microsoft 365.
Quels sont les avantages d’utiliser SharePoint ?
SharePoint permet d’accroître la productivité et la visibilité des collaborateurs dans tous les secteurs de l’entreprise, quelle que soit sa taille. Les fonctionnalités de SharePoint sont axées sur une expérience de collaboration transversale. SharePoint permet de mettre en place un intranet, un Internet privé, permettant le partage sécurisé, la gestion du contenu et la collaboration sur des flux de travail, ainsi que de nombreuses autres fonctions.
Pour une plateforme de collaboration basée sur le web, SharePoint est facile à entretenir et, en ce qui concerne sa structure fondamentale, facile à comprendre pour les utilisateurs. Elle est également personnalisable à l’infini et extrêmement évolutive ; les entreprises peuvent l’exploiter de multiples manières pour accroître leur productivité et leur rendement de l’investissement (ROI).
À quoi sert SharePoint ?
En tant que plateforme intranet créant un pont entre tous les secteurs d’activité et les collaborateurs, SharePoint contribue largement à accroître l’efficacité opérationnelle des grandes entreprises, mais aussi des petites entreprises d’ici. Les nombreuses fonctions de la plateforme facilitent la collaboration sur des projets ad hoc et la création de processus opérationnels standard pour le partage d’informations, la publication de documents et l’enregistrement de données.
Des fonctionnalités telles que les contrôles de sécurité, la cocréation, le contrôle de version et l’intégration avec la messagerie électronique Outlook donnent aux utilisateurs la possibilité de faire plus en moins de temps et d’assurer l’intégrité des tâches qu’ils accomplissent. SharePoint offre notamment la possibilité :
- d’exiger l’approbation de documents avant qu’ils ne soient visibles ;
- d’extraire des documents pour éviter les ajouts ou modifications par d’autres utilisateurs ;
- de recevoir des notifications lorsque des documents sont téléchargés ou des modifications y sont apportées ;
- de créer des flux de travail basés sur une logique du type « si X alors Y » pour automatiser des opérations telles que le déplacement de documents, l’envoi de documents par courriel ou l’enregistrement d’informations.
Toutes ces fonctions augmentent la productivité des utilisateurs. Le domaine où SharePoint constitue une réelle avancée par rapport aux systèmes de collaboration documentaire antérieurs est l’affichage des informations indiquant où et pourquoi les informations et les documents ont été stockés.
Dans SharePoint, il est extrêmement facile d’exiger ces « métadonnées », c’est-à-dire ces informations relatives aux données (date de modification, nom de l’auteur, etc., mais aussi certains indicateurs personnalisés ajoutés aux documents ou éléments), afin de permettre aux professionnels de mieux appréhender la raison d’être et l’importance d’un fichier sans avoir à l’ouvrir.
SharePoint permet même aux utilisateurs de créer des bases de données personnalisées dans un format simple d’utilisation et d’enregistrer des milliers d’informations individuelles pouvant être intégrées aux flux de travail déjà évoqués ou à d’autres processus opérationnels.
Dans un prochain article, nous reviendrons sur certains de flux de travail les plus usités.
En résumé
Dans cette première partie du petit guide du débutant SharePoint, nous avons brièvement vu ce qu’est SharePoint, quels sont ces principaux avantages et ces utilités.
Dans la seconde partie, nous aborderons quelques-unes des applications SharePoint les plus populaires, en quoi SharePoint contribue-t-il à faciliter la collaboration et, enfin, comment il peut être puissant de l’utiliser comme gestionnaire de documents.