Suite à votre lecture sur les catégories et les classifications de données, voici quelques autres bonnes pratiques à adopter lors de la structure de vos documents.
Faire attention aux longs noms!
Le système de fichier de Windows comporte une limite maximale de nom d’un fichier de 260 caractères. Cette limite semble haute mais attention! Car elle inclut également tout le chemin physique pour y avoir accès. C’est-à-dire toute la structure incluant « C:\Données\Partages\Publique\Dossier Important\NomDuFichier.docx ». Cet exemple contient 64 caractères. Un long nom peut causer des problèmes de sauvegarde du fichier et peut également causer des problèmes d’accès. Éviter les longs noms de dossier et de fichier et utilisez des numéros de transactions ou de commande comme référence
La rigueur est très importante
Peu importe la structure de dossier mise en place, il est important d’avoir des personnes responsables et imputables afin que la structure ne soit pas modifiée où altérer. Si non maintenue, elle peut rapidement devenir complexe d’utilisation et
Réflexion avant enregistrement
Il est important de réfléchir au fait que les personnes qui vont consulter les documents, ne seront pas nécessaire dans le même contexte que vous. Des collègues peuvent consulter vos documents dans quelques jours, quelques semaines et même quelques mois. Comprendrons t’il le contenu à ce moment? Qu’est ce qui peut être fait pour que le contenu soit facilement retraçable et comprenable par tous et chacun, même après avoir traversé les étapes du temps?
N’utilisez-pas les données locales
Chaque utilisateur a accès à une panoplie de dossier locaux sur leur ordinateur (Bureau, Mes Documents, Mes Photos). Malgré leur accessibilité, il est important de ne les utiliser qu’en cas de nécessité et ce, pour plusieurs raisons :
- Les données sur les postes locaux ne sont pas partagées, et donc la collaboration devient un défi
- A moins d’avoir manuellement installer et configurer le logiciel nécessaire, il n’y a pas de sauvegarde des données sur les postes de travail, ce qui rends les données vulnérables à la perte et à la corruption sans possibilité de revenir en arrière.
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