Vous aussi, vous avez le temps de prendre un café et faire une jasette avec vos collègues avant de pouvoir utiliser vos systèmes de courriel? Voici 5 raisons pour lesquelles votre système de courriel peut être lent et quelques trucs pour y remédier.
Système du fournisseur est lent
Il est possible que la raison soit aussi simple, que de dire que c’est la faute du fournisseur, tout particulièrement, si votre fournisseur a un petit environnement pour l’hébergement. Si la fonction primaire de votre fournisseur n’est pas de vous offrir un service de courriel, il ne se concentre peut-être pas à vous offrir un service de courriel dédié qui correspond à votre besoin. Certains dirons que les courriels sont d’une vieille aire, mais la réalité est qu’ils sont encore très utilisés dans un contexte professionnel.
Solution : Changez de fournisseur pour votre service de courriel hébergé. Il peut être coûteux de faire une migration vers un système plus fonctionnel, mais le temps que vous allez sauver ainsi que la productivité générée paiera le système sur le long terme. Il se peut que le changement de fournisseur soit vu comme une montagne qui sera longue à traverser, mais si vous travaillez avec un intégrateur d’expérience, le tout devrait se passer aisément.
Connexion internet trop lente ou congestionnée
Puisque la plupart des systèmes de courriel pour les petites et moyennes entreprises sont maintenant hébergés chez des fournisseurs, la connexion internet détermine le débit des données entre vous et celui-ci. Si la connexion est à basse vitesse, vous devinerez qu’en période de pointe, il se peut que vos services soient affectés, incluant la vitesse à laquelle vous communiquez avec votre service de courriel hébergé. Si vous n’avez pas changé de plan de connexion internet depuis plusieurs années déjà, il se peut que vos besoins aient évolués et que votre infrastructure soit restée derrière.
Solution : Choisissez un plan chez votre fournisseur de service internet qui correspond à votre besoin. EBox, une compagnie de Longueuil qui œuvre justement dans ce domaine, a composé un article pour vous aider à déterminer le débit que vous pourriez avoir besoin. Nous vous l’avons référé dans le bas de cet article.
Ordinateur non-performant ou infecté
Si vous avez de la difficulté à envoyer ou recevoir des courriels, il se peut que votre ordinateur soit désuet et/ou infecté. Lorsque l’ordinateur est désuet, il est possible que les applications prennent plus de temps à ouvrir, que l’envoi de courriel crée des gels, ou même que l’application donne un message d’erreur et n’ouvre pas. Un ordinateur de plus de 5 ans peut être considéré en fin de vie, dépendamment des spécifications de l’ordinateur. Il se peut aussi que l’ordinateur ait accumulé beaucoup de poussière. La poussière fait chauffer votre ordinateur puisqu’elle bloque le flux d’air. Lorsqu’un ordinateur chauffe trop, il ralentit ses performances pour être sûr que la température n’augmentera pas à des niveaux plus élevés. Ce phénomène s’appelle « throttling ».
Si l’ordinateur est infecté par un virus, il peut être programmé pour envoyer des courriels sans arrêt depuis votre ordinateur. Ce dernier utilisera les ressources de votre PC et toutes les tâches que vous voudrez accomplir seront plus longues.
Solution : Vérifiez si votre matériel a plus que 5 ans. Si c’est le cas, votre équipement est probablement désuet. Prévoyez un budget pour changer un ou des ordinateurs dans votre parc informatique. C’est une option coûteuse qui fait souvent des heureux. C’est rare que les problèmes de lenteur restent lorsqu’on change d’ordinateur. Faites aussi une maintenance de votre PC au moins une fois par année pour éviter que votre ordinateur accumule la poussière. Ceci peut aussi prolonger la durée de vie de vos ordinateurs. Si vous ne savez pas comment faire une maintenance, il existe beaucoup de guides en ligne. Vous pouvez aussi faire la demande auprès d’un professionnel. Pour éviter les virus, assurez-vous de tenir votre anti-virus à jour sur votre PC. Un anti-virus devrait être la dernière ligne de protection contre les virus dans une entreprise. Dans un prochain article, nous discuterons des différentes façons de se protéger contre les virus.
Trop de plugins
Si vous utilisez beaucoup de logiciels à votre bureau, il est possible que vous ayez accès à des plugins qui s’intègrent à votre outil de gestion de courriels. Ces plugins ne se mettent souvent pas à jour automatiquement, ce qui peut causer des conflits sur le long terme. Du jour au lendemain, votre logiciel peut arrêter de fonctionner et vous causer des délais importants dans votre travail. De plus, certains développeurs de plusieurs fournisseurs de plugins utilisent parfois la même base pour programmer leurs outils. C’est comme si deux personnes essayaient de conduire la même voiture en même temps. Le perdant dans tout ça, c’est vous.
Solution : Pour s’assurer que le problème ne vient pas des plugins, il est recommandé de tous les désactiver, et vérifier si le problème persiste. Si le problème persiste, c’est que sa source est ailleurs et vos plugins ne sont pas en cause. Si le problème est réglé, vous savez qu’il y a un plugin qui tire la couverture de son bord. Il faut faire beaucoup d’essais et erreurs pour trouver le coupable. Pour cette partie, si vous n’avez pas le temps, vous pouvez demander à votre fournisseur de services informatiques de le faire pour vous. Il trouvera le coupable et vous pourrez continuer à travailler sur autre chose en attendant. Une fois le coupable trouvé, je suggère d’envoyer un courriel au fournisseur avec le plus de détails possibles afin qu’ils trouvent une solution.
Boîte courriel trop large
Si ça fait des années que vous travaillez dans la même boîte courriel sur le même ordinateur, il est plus que possible que votre courriel ait pris du volume. La grosseur de votre boîte courriel peut affecter les performances de son utilisation, lorsque vous devez charger celle-ci. Le nombre d’items par dossier peut aussi impacter la vitesse à laquelle votre système répond. Il est recommandé de ne pas avoir plus que 5000 messages dans les dossiers qui sont souvent accédés.
Solution : Pour remédier à ce problème, la plupart des systèmes de courriel offrent aujourd’hui l’archivage de courriel. Ces derniers placent les courriels dans une entité séparée et vous permet de profiter d’une boîte courriel plus petite pour vos activités courantes et d’avoir un endroit de consultation. Ceci vous permet d’avoir une meilleure qualité de travail et vous permet de boire votre café en travaillant. Il existe plusieurs solutions d’archivage automatique, et même certains systèmes vous permettent de les avoir en ligne comme plan de secours.
Voici donc nos 5 raisons les plus communes lorsqu’un système de courriel est lent. Il y en a probablement plus, mais cet article couvre une majorité des cas.
Article d’EBox pour déterminer le débit nécessaire : https://www.ebox.ca/blogue/quelle-vitesse-internet-repond-vos-besoins/