Microsoft Planner est une application de planification et de suivi de projet incluse avec un abonnement Office 365. C’est une sorte de tableau de bord sur lequel vous pouvez voir, en un clin d’œil, la progression de chaque étape du projet sur lequel votre équipe travaille.
Vous pouvez donc y créer des Plans, qui représentent les projets sur lesquels vous travaillez. Autrement dit, si votre équipe de marketing est en train de travailler à la conception de votre nouveau site web, vous pouvez créer un Plan nommé « Nouveau site web » où vous pourrez suivre la progression de chacune des étapes.
Vous pouvez d’ailleurs créer plusieurs Plans différents et suivre les plus importants en les ajoutant à la section « Favoris ».
Chaque Plan est ensuite divisé en Tâches qui représentent les différentes étapes de votre projet. C’est lors de la création des Tâches que vous aurez l’option d’assigner des collaborateurs à celle-ci. Vous avez bien sûr l’option d’affecter plusieurs personnes à une seule Tâche, et une même personne peut aussi se voir assigner plusieurs Tâches.
Ces Tâches sont votre meilleur indicateur de la progression de votre projet. Vous pouvez les nommer, alors dans notre exemple de création d’un nouveau site web, imaginez que vous avez des Tâches comme : « Design graphique », « Élaboration du plan du site » et « Programmation ».
Dans votre onglet de Tâche, vous pouvez inscrire une description de celle-ci pour clarifier le rôle de chacun et ce qui doit être accompli. Vous pouvez y établir une date de début et qu’une date d’échéance, ainsi que des étiquettes de couleurs pour que votre équipe sache quoi prioriser. Une liste de contrôle sous forme de cases à cocher vous permet de subdiviser vos Tâches par étapes à accomplir, ce qui vous donne une vision encore meilleure de la progression. Des pièces jointes peuvent aussi être ajoutées à vos tâches; vous pouvez donc y mettre les fichiers sur lesquels votre équipe travaille, ou simplement une image pour repérer vos Tâches plus facilement. Finalement, les utilisateurs assignés à cette Tâche peuvent écrire des commentaires qui y seront ensuite affichés en ordre chronologique.
La dernière étape dans la création d’un Plan est la création de Compartiments. Les « Compartiments » servent à catégoriser vos Tâches et à montrer de façon évidente où chacune d’elles est rendue dans leur progression. Nous vous suggérons de créer des Compartiments du genre : « À faire », « En cours », « En attente d’approbation », « En retard » et « Terminée ». Vous pouvez ensuite glisser chacune de vos Tâches d’un Compartiment à l’autre.
Planner est bien sûr un outil en ligne, ce qui fait que vos Plans sont toujours à jour pour tous les utilisateurs autorisés à les visionner.
Cet outil simple d’utilisation élimine les mauvaises surprises et rend votre équipe plus efficace. Vous pourrez donc tirer le maximum de la collaboration et vous concentrer sur vos propres responsabilités.