L’article précédent vous a donné quelques conseils afin d’optimiser la structure de vos documents. Voici maintenant des outils qui pourront vous être très utiles pour le partage de ceux-ci !

Partage de fichier Windows Server

Cette solution est idéale lorsque l’entreprise possède un serveur et que les ordinateurs sont principalement situés dans les bureaux de l’entreprise. La rapidité d’accès est alors très intéressante.

Cependant, cette solution ne convient pas à votre entreprise si la majorité de votre force de travail est situé à l’extérieur de vos bureaux, car la rapidité d’accès est très dépendante du lien internet de l’entreprise, sa stabilité, ainsi que de la rapidité d’accès Internet de vos utilisateurs.

Microsoft Teams

Microsoft Teams est l’outil par excellence qui combine la force de Skype For Business (Communication instantanée), OneDrive for Business, SharePoint Online et bien plus. Disponible sur les ordinateurs, les appareils mobiles et en ligne, vous pouvez créer des équipes de travail, connecté des applications tierces et créer des arborescences de dossier comme jamais avant. Complètement intégré avec Office 365, cet outil est un atout pour les entreprises d’aujourd’hui, qui ont de multiples équipes de travail.

Tout fonctionne au niveau des équipes, qui eux peuvent être basés sur les mêmes critères que la catégorisation des données dans ce document. Vous pouvez créer des équipes pour chaque département, chaque client, chaque projet ou même une combinaison des trois. Le plus important lors de l’utilisation de Teams, est de définir une personne en charge de la création, de la maintenance et de l’archivage des équipes de travail. N’hésitez-pas à faire pars à votre département de gestion des systèmes d’information de vos concept afin qu’ils puissent vous guider dans vos décisions.

SharePoint Online

SharePoint Online est inclus avec Office 365 Business Essentials et Office 365 Business Premium. Vous avez alors accès à 1 Téraoctet (TB) de stockage en plus d’un cumulatif selon le nombre d’utilisateur. SharePoint est basé sur une technologie d’intranet web, qui permets également la synchronisation des documents sur un poste de travail local. C’est une solution très avantageuse si vous avez une équipe informatique ou de programmation habile dans sa configuration initiale. SharePoint Online permet une excellente intégration avec la suite Office 365 et la co-édition facile de documents de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, OneNote).

SharePoint Online n’est en revanche pas bien conçu pour de grandes quantités de fichiers modifiée rapidement (Fichiers SolidWorks par exemple) ou pour des fichiers de bases de données (Système Comptable ou application avec base de données fichier Maison)

OneDrive for Business

Idéale pour les utilisateurs et pour les données personnelles, OneDrive for Business combine la force de SharePoint et la facilité d’utilisation de OneDrive. Avec Windows 10, l’intégration avec OneDrive est fluide et simple de mise en place. Chaque utilisateur à droit, avec les plans Office 365 Business Essentials et Office 365 Business Premium à 1 Téraoctet (TB) de stockage en ligne. Cette solution permet également des ajouts et modification sur la route ou de la maison.

Exemple d’architecture de dossier

Basé sur les départements

• Partage
  • Ingénierie
  • Qualité
  • Ventes
  • Machinerie
  • Entretien
  • Marketing
  • Public
  • Administration

Basé sur les clients (Avec quelques dossiers de départements)

• Partage
  • Marketing
  • Administration
  • Public
  • Marketing
  • Client A
    • Production
      • Plans
      • Dessins
      • Pièces
    • Service Client
      • Plaintes
      • Feedback
    • Qualité
  • Client B
    • Production
      • Plans
      • Dessins
      • Pièces
    • Service Client
      • Plaintes
      • Feedback
    • Qualité

Basé sur les rôles ou fonctions de dossiers (Avec dossiers de départements)

• Partage
  • Public
  • Administration
  • Bons de commande
  • Budget
  • Comité Social
  • Comptabilité
  • Financement
  • Gestion de projets
  • Informatique
  • Marketing
  • Ressources Humaines

Basé sur un Public avec des départements et fonctions de dossiers

• Partage
  • Accounting
  • Advance Engineering
  • Engineering
  • Inventory
  • IT
  • Payroll
  • Public
    • 1-Accounting
    • 2-Production
    • 3-Sales
    • 4-Engineering
    • 5-Quality
    • 6-Administration
    • 7-Procurement
    • 8-Shipping

Pour conclure, il est important de bien préparer sa structure de fichier et de dossier avant sa mise en place. N’hésitez-pas à réunir autour d’une table plusieurs membres de différents départements pour comprendre les défis reliés à l’utilisation de la technologie. Commencer par Catégoriser vos données par groupes et départements, puis commencer tranquillement à ajouter des niveaux basés sur la criticité, la confidentialité et leur place dans votre processus d’affaire. Une meilleure planification peut permettre de faire gagner beaucoup de temps dans le futur. Et n’oubliez-pas, les fichiers et dossiers partagés sont d’excellents outils de travail une fois qu’ils sont bien mis en place.